Digitales Schichtübergabe-Logbuch mit Jira-Integration

Das Problem mit analoger Schichtübergabe

Jeder Schichtwechsel verliert Wissen.

Die Übergabe per Zettel, Whatsapp-Gruppe oder im Vorbeigehen kostet Sie jeden Tag Stunden – und einmal im Monat eine Reklamation, einen Produktionsstillstand oder eine unnötige Doppelarbeit. Die Symptome sind überall gleich:

Zettel gehen verloren

Die wichtigste Information steht auf dem Post-it, das niemand mehr findet – oder das die Putzkolonne mitgenommen hat.

Übergabe dauert 30+ Minuten

Mündliches Durcherzählen des ganzen Tages, weil nirgends dokumentiert ist, was passiert ist.

Probleme wiederholen sich

Dieselbe Störung tritt Woche für Woche auf, weil keiner die Ursache nachhält oder ein PDCA daraus startet.

Aufgaben verschwinden im Chat

„Hatte ich dir gesagt …" – niemand weiss, wer was zugesagt hat. Fälligkeit? Status? Unklar.

Zwei Systeme, doppelte Arbeit

Die Schichtbuch-Einträge kennt die Produktion. Die Aufgaben laufen in Jira. Niemand hat den Überblick.

Kein Audit-Trail

Wer hat wann was entschieden? Im Audit oder bei Reklamationen fehlt jeder Nachweis.

Die Module im Detail

Zehn Module, die Ihre Schichtführung zusammenhalten.

Klicken Sie sich durch die Plattform – jedes Modul erfüllt einen konkreten Zweck, und alles ist miteinander verknüpft.

01 · Dashboard

Die Schicht auf einen Blick.

Das Dashboard ist Ihre Kommandozentrale: aktuelle Zahlen zu Logbuch-Einträgen, offenen Aufgaben, Problemen und laufenden PDCA-Prozessen. Verteilung nach Typ und Schweregrad, PDCA-Phase und Aufgabenstatus. Plus: eine Problem-Analyse mit den wichtigsten KPIs.

4 Kennzahl-Kacheln: Logbuch-Einträge, Aufgaben, Probleme, PDCA-Prozesse
Logbuch-Verteilung nach Typ (Beobachtung, Vorfall) und Schweregrad (Info, Warnung, Kritisch)
PDCA nach Phase: Plan / Do / Check / Act
Problem-Analyse: Offene Probleme, Kurzfristig gelöst, Nachhaltig zu lösen

02 · Schichtverwaltung

Schicht starten. Schicht führen. Schicht übergeben.

Jede Schicht hat einen klaren Start, einen definierten Schichtleiter und ein Ende mit dokumentierter Übergabe. Sie sehen sofort: wie viele Probleme, wie viele Aufgaben, wie viele Kommentare sind noch offen. Darunter die komplette Schicht-Historie als Archiv.

Neue Schicht mit Datum, Typ (5 Varianten) und Schichtleiter
Live-Status: Aktiv, Offene Probleme, Offene Aufgaben, Kommentare
Schichtkommentare für das Team
Schicht-Historie als lückenloses Archiv

03 · Neue Schicht

In 10 Sekunden startklar.

Der Schichtleiter wählt Datum, Schichttyp und seinen Namen aus der Auswahlliste – fertig. Ab jetzt laufen alle Einträge, Probleme, Aufgaben, PDCAs und Kommentare unter dieser Schicht. Ohne Doppel-Erfassung, ohne Medienbrüche.

Schichttypen: Früh, Spät, Nacht, Wochenende, Feiertag
Schichtleiter-Auswahl aus zentral gepflegter Liste
Automatische Zuordnung aller Einträge zur aktiven Schicht

04 · Logbuch-Einträge

Das digitale Schichtbuch.

Jedes Ereignis wandert strukturiert ins Logbuch – nicht als Prosa, sondern als auswertbarer Datensatz: Typ, Schweregrad, Linie, Beschreibung und bereits ergriffene Massnahmen. Damit am nächsten Tag, in der nächsten Schicht und beim Audit klar ist, was passiert ist.

Eintragstyp: Vorfall, Beobachtung, Info, …
Schweregrad: Info / Warnung / Kritisch
Titel, Produktionslinie, Beschreibung, ergriffene Massnahmen
Automatisch mit aktueller Schicht und Ersteller verknüpft

05 · Probleme

Jedes Problem sauber eingeordnet.

Wurde es sofort gelöst? Dann ein Haken bei „Kurzfristig gelöst". Braucht es eine dauerhafte Lösung? Dann ein Haken bei „Nachhaltige Lösung erforderlich (PDCA)" – und das System öffnet automatisch den PDCA-Zyklus. So weiss jeder, ob Handlungsbedarf besteht oder nicht.

Produktionslinie und Problemtyp
Priorität: Niedrig / Mittel / Hoch
Checkbox „Kurzfristig gelöst" vs. „Nachhaltige Lösung (PDCA)"
Verknüpfung zur aktuellen Schicht und Ersteller

06 · Aufgaben

Aufgaben mit Owner, Frist und Jira-Link.

Jede Aufgabe hat einen Titel, eine Beschreibung, einen Zugewiesenen, eine Fälligkeit und einen Status. Überfällige Aufgaben werden automatisch rot markiert. Und der entscheidende Unterschied zu jedem anderen Logbuch: per Checkbox wird aus der Aufgabe ein Jira-Ticket.

Status: Zu erledigen / In Bearbeitung / Erledigt
Priorität: Niedrig / Mittel / Hoch
Filter und Bulk-Aktion (markieren / löschen)
Automatische Kennzeichnung „Überfällig" inkl. Jira-Ticket-Badge

07 · Aufgabe → Jira

„Jira-Ticket automatisch erstellen" – ein Klick.

Die Checkbox „Jira-Ticket automatisch erstellen" ist per Default aktiv: sobald Sie die Aufgabe speichern, wird in Ihrem Jira-Projekt ein Ticket angelegt, der Jira-Key (z. B. SPT-4) kommt zurück an die Aufgabe und beide Systeme bleiben in Sync – inklusive Status-Änderungen.

Titel, Beschreibung, Zugewiesen an, Fälligkeit, Priorität, Status
Automatische Jira-Ticket-Erstellung (optional deaktivierbar)
Rückmeldung des Jira-Keys direkt in der Aufgabe

08 · PDCA-Prozesse

Nachhaltige Lösungen sichtbar machen.

Jeder PDCA-Prozess wird mit Titel, Phase (Plan/Do/Check/Act), Verantwortlichem, Zieldatum und Status geführt. Durch die Phase-Ansicht sehen Sie auf einen Blick, wo der Prozess steht. Auch PDCAs können direkt als Jira-Ticket angelegt werden – mit eigenem Issue-Type.

Start direkt aus einer „nachhaltigen" Problem-Erfassung
Verantwortlichkeit, Zieldatum und Phase klar dokumentiert
Jira-Sync mit separatem Issue-Type für PDCA
Abschliessen per Knopfdruck inklusive Historie

09 · Neuer PDCA

Von der Idee zum dokumentierten Standard.

Titel, Phase, Beschreibung, Verantwortlich, Status, Zieldatum – mehr brauchen Sie nicht, um einen PDCA-Zyklus sauber zu starten. Das System zwingt Sie nicht in Formulare, die niemand ausfüllt. Es macht es so einfach, dass es jeder macht.

Minimaler Erfassungsaufwand – maximale Nachverfolgbarkeit
Alle Felder strukturiert und auswertbar
Jira-Anbindung per Default aktiv

10 · Schichtübergabe

Vollständige Übergabe in 3 Minuten.

Statt 30 Minuten Durcherzählen: ein Blick auf die Übergabeübersicht (Offene Probleme, Aufgaben, Kommentare), eine kurze Notiz, Übergabe-Ziel auswählen, Button drücken. Die nachfolgende Schicht startet mit dem vollständigen Kontext – alles dokumentiert, alles auditierbar.

Automatische Übergabeübersicht: offene Probleme / Aufgaben / Kommentare
„Übergabe an" Dropdown mit allen Schichtleitern
Freitext-Feld für wichtige Hinweise an die nächste Schicht
Übergabeprotokoll automatisch im Schicht-Archiv

Kommentare

Team-Austausch inline

Austausch und Notizen schichtübergreifend – mit Ersteller-Info und Zeitstempel.

Historie

Filterbar + CSV-Export

Alle archivierten Schichten mit Filter nach Datum, Problemtyp, Status – CSV-Export für Reporting.

Admin

Benutzer · Schichtleiter · Schicht-Typen

Zentrale Verwaltung: Administratoren, Schichtleiter inkl. Personalnummer und E-Mail, konfigurierbare Schicht-Typen.

Die Besonderheit

Atlassian Jira ist mit an Bord.

Aufgaben und PDCA-Prozesse wandern direkt als Jira-Ticket in Ihren bestehenden Projekt-Workflow. Keine manuelle Doppel-Erfassung. Keine abgekoppelten Listen. Die Produktion schreibt ins Schichtbuch – Jira bekommt automatisch das Ticket.

OAuth 2.0 (Atlassian 3LO)

Offizielle OAuth-Anbindung an Jira Cloud. Keine Token-Verwaltung, keine API-Key-Ausnahmen in Ihrer Security-Policy.

Bidirektionale Synchronisation

Schichtplan → Jira für neue Aufgaben und PDCAs. Jira → Schichtplan für Statusänderungen (Webhook).

Status-Mapping

Pro Schichtplan-Status (Zu erledigen, In Bearbeitung, Erledigt, PDCA Offen/In Bearbeitung/Abgeschlossen) das passende Jira-Pendant wählen.

Sync-Historie & Fehler

Jeder Sync-Vorgang protokolliert (Typ, Richtung, Status, Ticket). Fehler separat mit Retry-Logik.

Webhook-Konfiguration

Ein-Klick-Setup: Webhook-URL kopieren, in Jira einfügen – fertig. Änderungen in Jira landen automatisch im Schichtbuch.

Automatische Synchronisation

Nach einmaliger Konfiguration läuft die Synchronisation automatisch – aktivierbar pro Projekt.

Warum ist das gerade in der Produktion ein Gamechanger?

Ihre Instandhaltung, Engineering oder Qualität arbeitet meist schon in Jira. Ihre Produktion dagegen hat lange Zeit mit Papier, Excel und Telefonaten gelebt. Schichtplan Pro schlägt die Brücke: was in der Schicht entsteht, wird ohne Medienbruch zur Aufgabe in Jira – inklusive Zuweisung, Fälligkeit und Status.

Nutzen

Was Sie ab Tag 1 gewinnen.

Schichtplan Pro rechnet sich typischerweise bereits nach wenigen Wochen. Der Nutzen zeigt sich in fünf klaren Dimensionen:

−60 %

Übergabezeit

Statt 30 Minuten Durcherzählen reichen 10 Minuten Zusammenfassung aus dem Logbuch.

Verlorene Zettel

Alles digital, alles verknüpft, nichts geht mehr im Schichtwechsel verloren.

Live

Jira-Sync

Aufgaben und PDCAs stehen beim Engineering / Instandhaltung in Echtzeit im bestehenden Workflow.

100 %

Audit-Trail

Jede Aktion mit Ersteller, Zeitstempel und Schicht-Zuordnung – revisionssicher dokumentiert.

Welche Probleme verschwinden?

„Das wusste ich nicht" beim Schichtstart – alles steht im System
Vergessene Aufgaben, weil kein Jira-Ticket angelegt wurde
Wiederkehrende Probleme ohne PDCA-Aufarbeitung
Unklare Verantwortlichkeiten – jede Aufgabe hat Owner und Frist
Audits ohne Nachweise – alles historisiert und exportierbar
Medienbruch zwischen Produktion und Instandhaltung / Engineering

Was gewinnen Sie?

Strukturierte, auswertbare Schicht-Daten
Sofortige Sichtbarkeit offener Punkte für jede Schicht
KPI-Dashboard für Werksleitung und Lean-Team
CSV-Export für Reporting und externe Analysen
Kultur der Transparenz und kontinuierlichen Verbesserung
Keine Mehrarbeit für Ihr Team – im Gegenteil, weniger Schreibkram

Schichtwechsel, ohne dass etwas verloren geht.